Zakelijkheid van transacties (‘at arm’s length’)
Zodra onafhankelijke partijen met elkaar handelen, komt door de marktwerking automatisch een zakelijke prijs met zakelijke voorwaarden tot stand. Echter, op het moment dat (fiscaal) gelieerde partijen (bijvoorbeeld U en uw BV) met elkaar handelen, kunnen prijzen en voorwaarden (vanwege deze gelieerdheid) zodanig worden gehanteerd, dat onafhankelijke partijen dit in dezelfde situatie nooit zouden accepteren. Tussen de gelieerde partijen wordt dan (voor fiscale doeleinden) onzakelijk gehandeld. Door dit onzakelijk handelen loopt u fiscale risico’s (correcties en naheffingen door de belastingdienst).
Zorg er dus voor dat prijzen en voorwaarden marktconform zijn (onafhankelijke derden zouden deze ook accepteren) en dat deze goed zijn vastgelegd.
Overeenkomsten
Zakelijk betekent een goede vastlegging van de afspraken tussen partijen in zakelijke overeenkomsten en natuurlijk ook de naleving daarvan. Hiermee staat u absoluut sterker in uw bewijslast van zakelijk handelen richting de Belastingdienst en andere partijen. U kunt daarbij aan o.a. de volgende overeenkomsten denken:
Leningsovereenkomst
Wanneer u geld leent van de bv of andersom, dan is een schriftelijke leningsovereenkomst een ‘must’. In deze overeenkomst staan de afspraken over de looptijd van de lening, een terugbetalingsverplichting, de zakelijke rente, welke zekerheden er zijn gesteld en wat de gevolgen zijn wanneer een van de partijen zich niet aan de afspraken houdt of kan houden.
Rekening-courantovereenkomst
Veel dga’s hebben een rekening-courant bij de bv. Via deze rekening-courant kunnen kleine bedragen die over en weer gaan tussen u en de bv worden geboekt. In de rekening-courantovereenkomst legt u de maximale kredietfaciliteit vast, de afgesproken zakelijke rente en de verdere afspraken (zoals aflossingstermijnen).
Arbeidsovereenkomst
Als dga staat u in dienstbetrekking bij uw bv en verricht u werkzaamheden voor de bv. Daar hoort een arbeidsovereenkomst bij met hierin de rechten en plichten van beide partijen, het afgesproken salaris, het aantal vakantiedagen, secundaire arbeidsvoorwaarden, de eventuele auto van de zaak, doorbetaling bij arbeidsongeschiktheid enzovoort.